XML ou DANFE? Qual documento devo guardar?

XML ou DANFE? Qual documento devo guardar?

Obrigações acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais, onde constam informações sobre a empresa. Elas devem ser declaradas ao Governo (federal, estadual ou municipal) e tem como principal objetivo fazer com que o contribuinte declare as informações solicitadas, podendo ser sobre diversas naturezas.

Uma das obrigações acessórias e que gera dúvidas recorrentes é a respeito de qual documento as empresas devem guardar, se é o XML ou DANFE, que ambos representam a NF-e, nos acompanhe para podermos te explicar o que fazer.

Qual documento guardar?

Primeiro, precisamos explicar quais as diferenças entre o XML e o DANFE para que você possa entender os seguintes passos.

Neste contexto, o arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica é o documento que possui validade jurídica. Ele dispensa impressão, pois é justamente armazenado e entregue em escriturações para a Secretaria da Fazenda e Receita Federal de forma digital.

Já o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é um layout com o resumo das informações presentes no XML. Ele não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar o frete de uma mercadoria.

A regra é que o emitente e o destinatário deve manter em arquivo digital as notas fiscais eletrônicas pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital, o XML.

Também é importante observar que pelo §6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deve, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisa guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, ele pode, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

É importante que o destinatário sempre verifique a validade da assinatura digital, a autenticidade do arquivo digital da NF-e, e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

Assim, ao compreender melhor suas obrigações acessórias você estará preparado para qualquer tipo de situação.

Como consultar esses documentos?

Uma maneira simples de consultar esses dados é acessando o portal fiscal e preencher os dados no local indicado.

Como facilitar a organização desses documentos?

Se você precisa de algum auxilio para executar a organização desses documentos, o mais indicado é adquirir um software de gestão empresarial, ao utilizar um sistema como o SIGI ERP você consegue manter seus documentos organizados e poderá procurar por eles quando quiser de maneira simples. Clique no botão abaixo desse post e conheça o SIGI ERP

Fonte de referência:
https://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/perguntas_frequentes/respostas_IV.asp#4
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consultaRecaptcha.aspx?tipoConsulta=completa&tipoConteudo=XbSeqxE8pl8=

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